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    北京聯食認證服務有限公司
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    關于ISO9001-2015標準中“成文信息”的理解

    時間:2023-09-07

       在GB/T19001―2016/ISO9001:2015《質量管理體系 要求》中,用“成文信息”(“保持成文信息”和“保留成文信息”)替代了在GB/T19001-2008中使用的 “文件”、“記錄”等特定概念術語,弱化了以往所采用的“質量手冊”、“程序文件”、“支持性文件”等體系文件的編制要求,可能大家剛一接觸有些不太習慣,認為標準不要求編制文件、或搞不清楚到底要編制哪些文件。
     
      為方便大家理解和操作,現將有關標準內容、要求匯總整理如下:
     
    一、概念理解
     
      1.在GB/T19001―2008標準中使用的特定術語如“文件”、“形成文件的程序”、“質量手冊”或“質量計劃”等,在2015版標準中的表述為“保持成文信息”。
     
      2.在GB/T19001―2008中使用“記錄”這一特定術語表示提供符合要求的證據所需要的文件,在2015版標準中的表述則為“保留成文信息”。組織自己確定需要保留哪些成文信息及其存儲時間和所用載體。
     
      3.“保持”成文信息的同時,組織也可根據自身需要或特殊目的,“保留”同一成文信息,如:保留其先前版本。
     
      4.若2015版標準使用“信息”一詞,而不是“成文信息”(如在4.1中“組織應對這些內部和外部因素的相關信息進行監視和評審”),則并未要求將這些信息形成文件。在這種情況下,組織自行決定是否有必要或適合保持成文信息。
     
      5.標準明確指出,對于不同組織,質量管理體系成文信息的多少與詳略程度可以不同,取決于:
     
      組織的規模,以及活動、過程、產品和服務的類型;
     
      過程及其相互作用的復雜程序;
     
      人員的能力。
     
    二、標準中明確要求“保持成文信息”的條款
     
      依據本標準以下條款的要求應編制文件:
     

    序號

    條款號

    相關內容

    1. 

    4.3

    組織的質量管理體系范圍應作為成文信息,可獲得并得到保持。

    2. 

    5.2.2

    質量方針應:a)可獲取并保持成文信息。

    3. 

    6.2.1

    組織應保持有關質量目標的成文信息。

    4. 

    8.5.1

    組織應在受控條件下進行生產和服務提供。適用時,受控條件應包括:a)可獲得成文信息,以規定以下內容:……

    三、標準中通常要求“保持成文信息”的條款
     
      以下條款雖然標準中沒有明確要求,但通常應編制文件: 
     

    序號

    條款號

    相關內容

    1. 

    8.4.1

    組織應基于外部供方按照要求提供過程、產品或服務的能力,確定并實施外部供方的評價、選擇、績效監視以及再評價的準則。

    2. 

    9.2.2

    組織應:a)依據有關過程的重要性、對組織產生影響的變化和以往的審核結果,策劃、制定、實施和保持審核方案,審核方案包括頻次、方法、職責、策劃要求和報告。

      四、標準中要求對“成文信息”進行策劃的條款
     
      在標準的以下條款里,要求對編制文件或保留記錄進行總體策劃,且根據標準內容,其成文信息往往既需要“保持”又需要“保留”:  
     

    序號

    條款號

    相關內容

    1. 

    4.4.2

    在必要的范圍和程度上,組織應:

    a)保持成文信息以支持過程運行;

    b)保留確認其過程按策劃進行的成文信息。

    2. 

    8.1

    為滿足產品和服務提供的要求,并實施第6章所確定的措施,組織應通過以下措施對所需的過程(4.4)進行策劃、實施和控制:

    ……e)在需要的范圍和程度上,確定并保持、保留成文信息:

    1)確信過程已經按策劃進行;

    2)證明產品和服務符合要求。

    3. 

    8.3.2

    在確定設計和開發的各個階段和控制時,組織應考慮:

    ……j)證實已經滿足設計和開發要求所需的成文信息。

    五、標準中要求保留成文信息的條款
     
      在標準以下條款里,要求保留記錄:
     

    序號

    條款號

    相關內容

    1. 

    6.2.1

    組織應保留有關質量目標的成文信息。

    2. 

    7.1.5.1

    組織應保留適當的成文信息,作為監視和測量資源適合其用途的證據。

    3. 

    7.1.5.2

    當要求測量溯源時,……測量設備應:

    a)對照能溯源到國際或國家標準的測量標準……當不存在上述標準時,應保留作為校準或驗證依據的成文信息。

    4. 

    7.2

    組織應:……d)保留適當的成文信息,作為人員能力的證據。

    5. 

    8.2.3.2

    適用時,組織應保留與下列方面有關的成文信息:

    a)評審結果;

    b)產品和服務的新要求。

    6. 

    8.3.3

    組織應保留有關設計和開發輸入的成文信息。

    7. 

    8.3.4

    組織應對設計和開發過程進行控制,以確?!?/span>f)保留這些活動的成文信息。

    8. 

    8.3.5

    組織應保留有關設計和開發輸出的成文信息。

    9. 

    8.3.6

    組織應保留下列成文信息:

    a)設計和開發變更;

    b)評審的結果;

    c)更改的授權;

    d)為防止不利影響而采取的措施。

    10. 

    8.4.1

    組織應基于外部供方按照要求提供過程、產品或服務的能力,確定并實施外部供方的評價、選擇、績效監視以及再評價的準則。對于這些活動和由評價引發的任何必要的措施,組織應保留成文信息。

    11. 

    8.5.2

    當有可追溯要求時,組織應控制輸出的唯一性標識,并應保留所需的成文信息以實現可追溯。

    12. 

    8.5.3

    若顧客或外部供方的財產發生丟失、損壞或發現不適用情況,組織應向顧客或外部供方報告,并保留所發生情況的成文信息。

    13. 

    8.5.6

    組織應保留成文信息,包括有關更改評審的結果、授權進行更改的人員以及根據評審所采取的必要措施。

    14. 

    8.6

    組織應保留有關產品和服務放行的成文信息。

    15. 

    8.7.2

    組織應保留下列成文信息:a)描述不合格;b)描述所采取的措施;c)描述獲得的讓步;d)識別處置不合格的授權。

    16. 

    9.1.1

    組織應評價質量管理體系的績效和有效性。組織應保留適當的成文信息,以作為結果的證據。

    17. 

    9.2.2

    組織應:……f)保留作為實施審核方案以及審核結果的證據的成文信息。

    18. 

    9.3.3

    組織應保留成文信息,作為管理評審結果的證據。

    19. 

    10.2.2

    組織應保留成文信息,作為下列事項的證據:

    a)不合格的性質以及隨后所采取的措施;

    b)糾正措施的結果。

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